教えて！住まいの先生

「月次報告書・重要事項説明について、いつ頃に行うのでしょうか」

①ご質問の「月次報告書」については、あなたがどのようなものをイメージしているのか分かりません。
任意の書式のものであれば、管理会社には提出の義務はありません。
もし、マンション管理適正化推進法に基づく書面のものであれば、当月分を翌月末までに提出しなければなりません。
②重要事項の説明は、管理委託契約の締結前に行う必要があり、重要事項説明書は説明会の一週間前までに配布する必要があります。

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月次の会計の収支に関する書面は、マンション管理適正化法施行規則第87条第5項に以下のように定められています。

（マンション管理適正化法施行規則）
第87条５ マンション管理業者は、毎月、管理事務の委託を受けた管理組合のその月（以下この項において「対象月」という。）における会計の収入及び支出の状況に関する書面を作成し、翌月末日までに、当該書面を当該管理組合の管理者等に交付しなければならない。（以下省略）

したがって、月次の会計の収支に関する書面（年度末分）は7月末に決算を締めた後、管理者（＝理事長）に報告し、監事の監査を受けた後に総会議案として上程すれば、法的にはよいことになります。ただし、7月末決算で総会が8月25日というのは少々短すぎるような気がします。

さて、重要事項説明については、マンション管理適正化法第72条第2項～第3項に以下のように定められています。

（マンション管理適正化法）
第72条２ マンション管理業者は、従前の管理受託契約と同一の条件で管理組合との管理受託契約を更新しようとするときは、あらかじめ、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等全員に対し、重要事項を記載した書面を交付しなければならない。
３ 前項の場合において当該管理組合に管理者等が置かれているときは、マンション管理業者は、当該管理者等に対し、管理業務主任者をして、重要事項について、これを記載した書面を交付して説明をさせなければならない。

したがって、従前の契約と同一条件での契約更新ということであれば、8月25日の総会開催日の35日前に管理者（＝理事長）に重要事項説明書を交付して説明し、かつ、総会当日までに重要事項説明書を全区分所有者に配布すれば、法的にはそれで問題なしということになります。

契約の変更について、国交省の標準管理委託契約書によると、契約満了の3カ月前までに書面で申し出なければならないことになっているので、たとえば、契約更新月が9月1日とすると、その年の5月末日までに管理組合から契約変更の申し出をしなければならないことになります。（この点は、貴マンションと管理会社との契約書をご確認ください。）

ですから、総会で契約変更の決議を行うには、毎年9月1日が契約更新日として、5月末日までに理事長から管理会社へ書面にて契約変更の申し出をし、理事会と管理会社担当者で協議し、8月末までに協議をまとめ、重要事項説明を受け、総会を開催して新契約の承認を得ることになります。この場合は、総会と同時に重要事項説明会を開催すればよいでしょう。

もし8月末までに協議がまとまらなければ、従前と同一の契約条件で数カ月間の暫定契約を締結しながら、さらに協議を続けていくことになります。

なお、結局協議がまとまらず、管理会社を変更するに至った場合は、３カ月の予告期間を置いて、書面で契約解除の通知を発します。その契約解除日までに、新管理会社の選考を開始し、総会を開催して新管理会社への変更を決議するということになります。この場合は、総会の場で、全組合員対象の重要事項説明会を開催すればよいでしょう。

参考までに、以下に国交省の標準管理委託契約書の関係部分を貼り付けておきます。

（解約の申入れ）
第十九条 前条の規定にかかわらず、甲及び乙は、その相手方に対し、少なくとも三月前に書面で解約の申入れを行うことにより、本契約を終了させることができる。
（本契約の有効期間）
第二十条 本契約の有効期間は、○○年○月○日から○○年○月○日までとする。
（契約の更新）
第二十一条 甲又は乙は、本契約を更新しようとする場合、本契約の有効期間が満了する日の三月前までに、その相手方に対し、書面をもって、その旨を申し出るものとする。
２ 本契約の更新について申出があった場合において、その有効期間が満了する日までに更新に関する協議がととのう見込みがないときは、甲及び乙は、本契約と同一の条件で、期間を○月間とする暫定契約を締結することができる。

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